令和2年8月1日制定
令和5年11月19日制定
全国ローバースカウト会議（以下「本組織」という。）では、個人情報の保護に関する法律並びに全国ローバースカウト会議憲章第５条に基づき、公益財団法人ボーイスカウト日本連盟規定のプライバシーポリシーに加え、以下の通り個人情報保護方針としてプライバシーポリシー（以下「当ポリシー」という。）を定め、個人情報の保護に関する体制を構築し、構成員等の関係者に関する個人情報を、当ポリシーに沿って管理･運用し、個人情報の保護を推進します。
【１．個人情報】
当ポリシーに定める個人情報とは、「生存する個人」に関する情報であり、特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができる情報）を指します。本組織で取扱う個人情報は、登録番号・スカウト活動履歴・住所・氏名・生年月日・性別・職業・電話番号・メールアドレス等・肖像です。
【２．構成員等】
当ポリシーにおける構成員等として、下記の３項を定める。
- 公益財団法人ボーイスカウト日本連盟に加盟する県連盟、地区、団において同連盟の定款第１５条に規定する会員及び会員であった者（県連盟･地区･団を含む）。
- １項の者の保護者等。
- 本組織の開催する参加型事業に参加した者（他の青年団体や一般参加者）。
【３．遵守義務規定】
- 当ポリシーは、全てのローバースカウト等が遵守すべき個人情報保護義務を明確にし、これを本組織全体の義務として認知と遵守を推進する目的を以て定めるものとします。全てのローバースカウトはイベントの開催など個人情報の保有を伴う活動を行う場合、当ポリシーを遵守して活動を行わなければなりません。
- 前項の目的を達成する為に全国ローバースカウト会議運営委員会（以下「運営委員会」とする。）は当ポリシーの執行に加え、ブランドマニュアルの制定を行います。また運営委員会の指示を受けたICTチームは、当ポリシーの対象となる団体や事業(以下「対象団体」「対象事業」とする。)に対し、個人情報保護に関する指導・助言・処置を行う義務を有します。
【４．個人情報の収集】
構成員等の個人情報を無断で収集することはありません。個人情報を収集する際には構成員等の意思による情報の提供を原則とします。本組織は下記の場合に情報の収集を行います。
- 本組織への登録手続（運営委員会やICTチームなど）。
- 各種事業への参加申込。
- スカウト用品の購買。
- 広報に関する業務。
- その他の申込および加入手続き等。
ただし、第５項に定める情報収集を行う場合は、都度WEBサイト等にて公告します。
【５．利用目的】
本組織が【４．個人情報の収集】に沿って収集した個人情報の利用は、下記に規定するものに限定し、これらの個人情報を構成員等の同意なく他の目的に利用することはありません。
- 登録処理及び登録名簿、データの作成。
- スカウト用品の購買における利用。
- 県連盟代表者・運営委員会・ICTチームの名簿・データの作成。
- 各種事業の運営者名簿・参加者名簿・関連データの作成。
- 広報業務（出演者および購読者のデータ作成を含む）。
- 広報媒体の配布用データの作成。
- その他の申込および加入に関する名簿・データの作成。
- 事故防止のための事故データの分析。
- 公益財団法人ボーイスカウト日本連盟との連携。
- その他スカウト運動で必要なデータの作成
【６．本人の同意】
本組織では、構成員等の個人情報の収集・利用について本人の同意を得るため、利用目的を通知または公表し、本人より利用目的に沿った所定の方法により承諾の意思表示をうけることとします。
- 通知については以下の方法で行います
- ⒜ 本組織公式WEBサイト上へ、ポリシーを公開し、包括的に利用目的を通知します。
- ⒝ 長期的登録等申請事務の書類にポリシーを明記し、包括的に利用目的を通知します。※県代表、運営委員会、ICTチーム、各種事業の実行委員会などを対象とする。
- ⒞ 各種申込書またはその当該申込書の記入要項・記入説明・マニュアル等に個別の個人情報の利用目的及び取扱方法について明記し、個別の利用目的について通知します。
- 承諾については、各種申込書・申請書に記入および提出をもって承諾とします。
【７．安全確保の措置】
本組織では、構成員等に関する個人データの安全管理のために以下の措置を講じます。
- 個人情報の安全管理機構として運営委員会の運営委員(ICT担当)を総括責任者とし、ICTチームマネージャーを取扱管理者として、情報管理を行います。
- 適切な情報管理体制を維持するため、定期的に本組織の議長が監督を行います。また適宜、公益財団法人ボーイスカウト日本連盟当局の指導を受けます。
- 構成員等に関する個人データの登録・修正・削除については、運営委員会の担当者とICTチームの管理業務を担当する部門が行います。
- 包括的かつ統合的な個人情報（データベース等）の保全・管理については、運営委員会監督の下、ICTチームの管理業務を担当する部門が行います。
- 構成員等に関する個人情報の取扱いにおいては、運営委員会およびICTチーム内の当該利用目的について専任を受けた者が業務の遂行上必要な限りにおいて行います。
- 構成員等の個人情報を取扱う者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者へ通知する行為や不当利用を行いません。当該業務に係る役務の退任後も同様とします。
- 個人情報漏洩防止のため、個人情報を取り扱う者の作業に際して記録管理を行います。
- 個人情報漏洩防止のため、電子データ等に関しては必ずパスワードを設定し、不正アクセスを防止します。書類等に関しては、公益財団法人ボーイスカウト日本連盟事務局へ保管を委託するか、施錠保管できる設備にて保管を行います。
- 運営委員会が【３．遵守義務規定】に定める対象団体･対象事業と認定したものに対しては、ICTチームを通して個人情報保護に関する指導・助言・処置を行うことにより、当ポリシーの認知･遵守を推進します。
- 情報管理コンプライアンス施策および情報セキュリティ施策により、個人情報保護の体制の構築･整備、改善、取扱従事者に対する教習を行い、安全管理措置を講じます。
【８．外部委託】
本組織が、資料等の発送やスカウト用品の製作を外部に委託する場合、個人情報保護のため以下の措置を講じます。
- 委託先は、委託契約において個人情報の安全管理等に関する内容が明確化されており、十分な措置を講じている業者を委託先として選定し、必要に応じて覚書を締結した上で委託契約を行います。
- 委託契約における明確化された個人情報の安全管理規定は下記の通りとします。
- ⒜ 委託先において、その従業者が当該個人情報の取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、盗用してはならないことが定められていること。
- ⒝ 利用目的完了後の個人情報の返却、または委託先における破棄もしくは削除が、適切かつ確実になされること。
- ⒞ 委託先における個人情報の加工（委託契約の範囲内のものを除く)、改竄等を禁止し、またはこれを制限されていること。
- ⒟ 委託先における個人情報の複写又は複製（安全管理上必要なバックアップ等、委託契約範囲内のものを除く）を禁止されていること。
- ⒠ 委託先において個人情報の漏洩等の事故が発生した場合における委託元への報告義務を課していること。
- ⒡ 委託先において個人情報の漏洩等の事故が発生した場合における委託先の責任が明確化されていること。
【９．第三者提供】
本組織では、以下に該当する場合を除き保有する個人情報の第三者提供を行いません。
- 当該個人情報の対象者本人の同意がある場合。
- 法令等に基づく開示要請を受けた場合。
- 公益財団法人ボーイスカウト日本連盟事務局が連携業務において要請を行った場合。
- 他の青少年団体、本組織と提携事業がある団体において、以下の措置が認められる場合には、必要な範囲内で覚書を締結した上で個人情報の提供をすることがあります。
- ⒜ 提供先において、その従業者が当該個人情報の取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないことが定められていること。
- ⒝ 提供先における個人情報の保管期間等が明確化されていること。
- ⒞ 利用目的完了後の個人情報の返却、または提供先における破棄もしくは削除が、適切かつ確実になされること。
- ⒟ 提供先における個人情報の複写及び複製（安全管理上必要なバックアップを除く）が禁止されていること。
【10．個人情報の開示】
- 本人から、当該本人に関する保有個人情報の開示を請求された場合は、本人確認処理が完了次第、本人に対し速やかに保有する個人情報の内容を開示します。
- 前項の規定に基づき開示請求された保有個人情報の内容の全部もしくは一部について、訂正等を行ったときは、本人に対し速やかにその旨を通知します。
【11．保有個人情報に対する取扱変更申請および相談への対応規定】
- 本人から、保有個人情報が事実でないという理由により訂正等を求められた場合には、訂正等を行い、その内容を本人に対し速やかに通知します。
- 本人から、当該本人に関する保有個人情報が利用目的の規定等に違反して取り扱われている又は不正に取得されたものであるという理由により、当該保有個人情報の利用停止又は消去を求められ、正当な理由があることが認められたときには、当該状況を是正するために必要な範囲で、当該個人情報の利用停止及び削除を行います。
- 「訂正等」及び「利用停止及び削除」は、当該年度の個人情報に対して行います。
【12．保有個人情報に対する取扱変更申請および相談への対応窓口】
- 本組織は、構成員等に関する個人情報の取扱変更申請および取り扱いに関する相談に対して適切かつ迅速な対応を行うため、申請及び相談を受け付けるための対応窓口を、ICTチームの管理業務を担当する部門に開設し、申請及び相談等の必要な体制の整備を行います。ICTチームの当該部門は申請及び相談を受けた場合、運営委員会に対しての報告義務を有します。
- 実際の申請及び相談は、ウェブサイトのお問い合わせフォームを通じて実施致します。また開示請求等を含む保有個人情報の取扱変更申請や相談に応じる手続きについては、ウェブサイトに掲載します。
【13．当ポリシーの対象となる団体や事業（対象団体・対象事業）について】
当ポリシーは、全国ローバースカウト会議のみが遵守するものではなく、全てのローバースカウトが、個人情報の保有を伴う活動を行う場合に必ず遵守されるものです。その目的の達成を目指し、より個人情報保護に万全を期すために、当ポリシーの対象となる団体や 事業に関する事項として、下記の３項を定めます。
- 対象について
- ⒜ 対象団体とは、中長期的かつ組織的な活動を行う団体を指します。有志団体か否かは問いません。また恒常的にイベント等事業を開催していない場合でも、個人情報の保有を行う場合は対象団体指定の対象となります。
- ⒝ 対象事業とは、組織性や時期性を問わず複数人以上を対象として個人情報の保有を伴う活動を行う団体を指します。年度を限って断続的に行う場合や事業従事者１名のみの場合でも、個人情報の保有を伴う活動は対象事業指定の対象となります。また、対象事業においても有志性の有無は指定に影響しません。
- 指定について
- ⒜ 対象団体および対象団体の指定は運営委員会の決定により自動的に指定されます。また指定に際しては、速やかに対象団体および対象事業に、その通知を行います。
- 措置について
- ⒜ 本組織は対象団体および対象事業に対して、運営委員会の指示に基いたICTチームが指導・助言・処置の措置を行うことで、当ポリシーの遵守を強く推進します。
- ⒝ また特に必要のある場合は、運営委員会が直接的に措置を行うことができます。
【14．公益財団法人ボーイスカウト日本連盟の個人情報保護方針への遵守義務】
全てのローバースカウトは当ポリシーを遵守すると共に、公益財団法人ボーイスカウト日本連盟の制定する個人情報保護方針を正しく認知し、個人情報の保有を伴う活動を行う場合はこれを遵守する義務を有します。また本組織は全てのローバースカウトに対して、公益財団法人ボーイスカウト日本連盟の個人情報保護方針を広く周知させる活動を推進します。
【15．ウェブサイトの運用に関するプライバシーポリシー】
公式ホームページ等のウェブサイトの運用におけるプライバシーポリシー(以下「ウェブサイトプライバシーポリシー」とする。)に関しては、その専門性を鑑みて別途制定を行います。本組織はウェブサイトの運用においては当ポリシーに加え、ウェブサイトプライバシーポリシーも遵守します。当ポリシーとウェブサイトプライバシーポリシーの規定が異なる場合、
下記の規定についてのみ、ウェブサイトプライバシーポリシーを優先します。
- ウェブサイトの維持管理に関する技術および権限について規定
- ウェブサイトの運用に関する技術および権限について規定
【16．改正および継続的改善】
- 当ポリシーは継続的に改善を行い、運用指針は適宜見直しを行います。
- 当ポリシーの改正はICTチームの意見を訊いたうえで運営委員会決議により行います。改正に際しての運営委員会決議はICTチームの意見の提言を待って、これを行います。
- 諮問を受けたICTチームは速やかに、運営委員会に対する意見の送付を行います。
【17．補則】
- 当ポリシーの規定を以て、本組織の憲章を変更することはできません。
- 県代表および運営委員会の解任後から選出前までは当ポリシーは改正ができません。
- 当ポリシーはウェブサイトに掲載された時点で効力を有します。なお当ポリシー掲載のための個人情報の取扱いについては、発効の期日より前にこれを行うことが出来ます。
- 当ポリシーは恒久的な規定であり、失効についての期日はこれを設けません。
以上